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Las smart homes han ganado tracción durante los últimos años. El confort doméstico, el aumento de la calidad de vida y el ahorro que supone instalar estos sistemas han sido las principales palancas de cambio, sumadas a una tecnología madura. Pero, ¿puede trasladarse esta automaticidad y control a entornos de trabajo como las oficinas? ¿Podremos construir “oficinas inteligentes”?

La mayoría de oficinas son una extensión doméstica

A pesar de que en el ideario colectivo las oficinas son un entorno completamente separado de la vivienda, lo cierto es que hay ciertas similitudes innegables. Para empezar, las oficinas —y su modalidad abierta a modo de despacho, mostrador, consulta, etc— son el lugar donde muchos pasamos ocho horas diarias entre semana. Aproximadamente el mismo número de horas libres quitando el sueño.

A esto se suma que el 95,6% de las empresas son empresas casi familiares: micropymes sin asalariados y micropymes con menos de diez trabajadores. En otras palabras, la mayoría de las oficinas conforman un espacio recogido, casi personal y familiar, con poca área y aún menos ocupantes. Y esto guarda ciertos paralelismos con el entorno doméstico.

¿Qué buscamos en una ‘smart office’?

Llega la hora de abrir y accedemos a la oficina. Es probable que lo primero que notemos tras el fin de semana es que la temperatura ha caído bastante. Por eso lo primero que hacemos es poner el aire acondicionado al tiempo que encendemos la máquina de café y nuestro ordenador. Probablemente en este orden. ¿Es esto una smart office? No parece.

Oficina tecnología smart Comodidad, automaticidad y control

Una oficina inteligente adapta su comportamiento al trabajador, de modo que facilita el desempeño de sus funciones diarias y este no tenga que preocuparse por aspectos alejados de su ámbito de trabajo. Es poco probable que controlar la temperatura ambiente forme parte de sus funciones. Y, como no se puede trabajar con frío o con calor, una smart office sabe a qué hora llegamos y enciende la climatización minutos antes para que todo esté listo.

Esto puede realizarse a través de dispositivos como SPC Horus, capaz de controlar aparatos de climatización. Así, al acceder al trabajo, ya disponemos de una temperatura adecuada para afrontar la jornada, perdiendo el mínimo tiempo posible en contingencias que no aportan nada a la empresa. Su instalación es un win-win tanto para el trabajador como para el empleador.

Cuando yo tengo frío y tú tienes calor

Una de las discusiones más improductivas en las oficinas (y la hemos vivido todos) es la temperatura a la cual situar el termostato. Alcanzar el confort térmico es complicado, especialmente cuando no hay etiqueta establecida en la empresa y en el mismo espacio de trabajo se presentan, por un lado, un trabajador con americana y dos camisetas, y por otro un trabajador con pantalones cortos.

¿Qué tiene que decir una oficina inteligente al respecto? Según el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, el confort térmico se define como esa temperatura a la que las personas no sienten calor o frío. En invierno, eso significa una climatización entre 21ºC y 23ºC, y en verano entre 23ºC y 25ºC. Así aparece recogido en el RITE, y hay poco margen para improvisar.

Esto es ideal para los sistemas automatizados porque podemos decirles cómo comportarse, y hacerlo además desde una aplicación como SPC IoT. Entre 21ºC y 23ºC están los 22ºC para invierno, y entre 23ºC y 25ºC tenemos los 24ºC de verano. Parece que tenemos una temperatura objetivo promedio que evitará muchas discusiones, y eso sí que es confort laboral.

Esa oficina que cuida tu descanso

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La seguridad y salud en el trabajo es cada vez más estricta con las condiciones a las que, como trabajadores, estamos sometidos. Regula la temperatura pero también los horarios, el nivel de ruido o la intensidad lumínica. Aunque hay aspectos que aún quedan lejos de la normativa, como la temperatura de color de la iluminación ambiente. ¿Sabías que esta afecta a tu calidad de vida?

Los seres humanos hemos evolucionado para activarnos con la luz azulada del amanecer y dormirnos con la luz rojiza del atardecer. Pero las oficinas no suelen tener esto en cuenta y mantienen la misma temperatura de color durante toda la jornada de trabajo. Hacen falta sistemas de bombillas regulables para poder elegir la temperatura de color de la luz a lo largo del día.

Hoy, usando la app que hemos introducido en el apartado anterior, podemos hacer uso de bombillas como SPC VEGA 1050 y programar un comportamiento según el horario. Así, al llegar a la oficina por la mañana, el color será muy azulado (6500 K) mientras que irá tornando rojizo (hasta los 2700 K) durante el día. Esta configuración es sencilla usando la app SPC IoT.

Una oficina inteligente con cierto grado de automaticidad puede, además, “expulsarnos” del lugar de trabajo al terminar la jornada laboral, de modo que se reduzca el presentismo y sus costes económicos y sociales. A las 18:00, la climatización se detiene, y las luces bajan su brillo. Es una notable invitación a continuar el resto de la jornada con nuestra familia, en otra parte.

También un aviso de que tenemos diez minutos para guardar la información y cerrar la sesión antes de que los enchufes programados nos corten el fluido eléctrico. La tecnología puede ayudarnos a conciliar a través de la programación de una serie de escenarios. Pasada la hora de cierre, toca disfrutar del ocio.

La seguridad en la oficina

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Como indicábamos en la apertura, la mayoría de las empresas españolas son muy pequeñas o directamente unipersonales (55,6%), lo que significa que unas pocas personas tendrán que encargarse de todos los roles, incluido el de la seguridad. ¿Hay alguna forma de hacerla más asequible no solo en precio, sino también en usabilidad, a través de la automaticidad y el control? Spoiler: sí.

Actualmente podemos instalar en nuestro entorno de trabajo una centralita de alarma INTERCEPTIO que nos permita, por un lado, prescindir de un complejo y costoso sistema de alarma tradicional y, por otro, hacer fácil el manejo del sistema de seguridad. Así, podremos cerrar la oficina sabiendo que recibiremos un aviso si alguien entra, ya sea por la puerta como por una ventana.

A través de la aplicación SPC IoT podremos monitorizar los diferentes sensores conectados al WiFi, como el control de ventanas, y crear diferentes perfiles de trabajo para diseñar horarios de trabajos y ausencias. Especialmente si somos autónomos este tipo de sistemas son una alternativa de bajo coste frente a las alarmas convencionales.

Además, algunos packs incluyen cámaras WiFi como TEIA (360º). Con ellas podremos monitorizar áreas comunes como la entrada o los pasillos. Así sabremos si alguien ha entrado a horas indebidas, y podremos programar un calendario que desactive la cámara durante el horario laboral, respetando la intimidad de los trabajadores.

Las oficinas inteligentes están a un paso de hacerse realidad, y en esta transformación la implantación de tecnología juega un rol fundamental.

Imágenes | iStock/fizkesiStock/artursfotoiStock/Artem PeretiatkoiStock/nd3000